10 trucos para mejorar la eficiencia de tu e-email

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Con su post sobre las 7 reglas para enviar correos efectivos el Gachupas me habló del corazón. Porque yo puedo organizar perfectamente para procesar mi bandeja de entrada, pero de vez en cuando mi sistema fracasa porque el email que llega me da una sensación de “y qué es lo que quiere esta persona?”. Como resumen aquí las 7 reglas propuestas por el Gachupas (recomiendo visitar su blog):

1. Escribe correctamente y sin faltas de ortografía.
2. Utiliza asuntos descriptivos.
3. Evita los formatos de texto.
4. Sé breve y ve al grano.
5. No seas demasiado cortés (o sea, no envies miles de mensajes diciendo solo “gracias”)
6. Cuida lo que adjuntas, tanto en contenido como en tamaño.
7. Cuida a quien copias, y no abuses del “responder a todos”

A estas reglas generales se pueden añadir unas reglas más específicas para el entorno laboral, sobre todo si la mayor parte de la comunicación se realiza vía email. Siempre hay que tener en cuenta que probablemente el destinatario tenga un nivel parecido de estrés diario, así que vale la pena facilitarle la respuesta al máximo.

1. No borres la historia del email. Si incluye unos imágenes de pantalla muy pesados, o un archivo que se sigue mandando de un destinatario al próximo, entonces vale la pena guardarlo en algún lugar de fácil acceso para todos. Pero la historia de los comentarios no se debería apagar para que quede fácil acordarse de que era este hilo de comentarios en concreto. Lo que sí ayuda a todos es borrar las líneas del anti virus que avisan que el email fue comprobado.
2. Configura una firma oficial para correos fuera de la empresa y una firma informal para tus colegas. La segunda firma deberá incluir tu nombre, tu skype/msn/jabber, y tu número directo/tu extensión, pero puedes prescindir de gráficos coloridos y complicados. Harán más lento la descarga de los emails y sobre todo en las conversaciones por email solo ocupan espacio innecesario.
3. Avisa claramente lo que te gustaría que sea el próximo paso. Eso vale especialmente cuando estás enviando el email a más que una persona, ya que en este caso muchas veces cada destinatario piensa que el otro ya se ocupará. Y al final nadie responderá. Por lo tanto, es sumamente interesante que ayudes al destinatario de decidir lo que esperas de el o ella, y hasta cuando. Por ejemplo:
   • @Todos: espero que os haya servido la información –> no es necesario ninguna acción.
   • @Marta: por favor, dame un retorno hasta mañana. –> la responsable es Marta, y es urgente.
   • @Carina y José: me podeis avisar quién de los dos llevará el tema? –> no sabes quién es responsable, pero te interesa que se sigue con el tema. Y preguntarás la próxima semana si ya hay novedades.
   • @Sandra: mándame una invitación para una reunión. Estoy disponible el martes a partir de las 15h o el miércoles antes de las 14h. –> Eso normalmente acorta mucho la discusión sobre que si que no y cuando hay que reunirse
4. Cumple tus propias promesas. Si has prometido terminar el estudio de datos hasta el miércoles por la mañana, manda los resultados antes de la comida de este día. Y si no tuviste el tiempo para preparar los datos, entonces avisa a tus colegas que los mandarás el jueves por la tarde. Así nadie se quedará actualizando sus emails sin parar.

Ya verás que cuando está claro lo que es el próximo paso, las cosas se resuelven con mucho más elegancia. Tenéis más ideas de como mejorar el flujo de emails?