Como diminuir el papeleo en la oficina

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Tanto tu escritório en la oficina como la esquina de trabajo en tu casa muy probablemente albergan un número elevado de documentos en soporte papel. Aparte de que son pesados, generalmente poco decorativos y difíciles de mantener sin polvo, muchos de estos papeles no son necesario precisamente en papel. Mientras tu titulación de la Universidad vale la pena mantenerlo en papel, las facturas de telefonía de hace dos años pasado quizás no tengan la misma relevancia. Por si acaso queda todo almacenado, más o menos fácil de encontrar.

¿O habrá otra solución? Hay muchas ventajas de desprenderse de la papelada innecesaria, más allá del ahorro de espacio (y kilos a cargar en casos de mudanzas o re-decoraciones):

• Menos papel generalmente conlleva menos polvo lo que favorece sobre todo a los que tienen problemas con el polvo en el aire (por ejemplo por una alergia).
• Menos documentos físicos lo hacen más fácil de encontrar lo que buscas.
• Gracias a las herramientas de búsqueda, reencontrar un documento en soporte electrónico es fácil y rápido.

Si quieres empezar esta estrategia con tus documentos en casa, tendrás que evaluar cuales documentos merecen la pena quedarse, cuáles quieres digitalizar, y cuales puedes tirar sin remordimiento. Como regla general, deberías

• …mantener todos los certificados oficiales: la declaración de la renta, certificados de nacimiento, titulación de la universidad, nóminas. Estos documentos son difíciles de recuperar.
• …tirar todo lo que ha dejado de ser vigente hace 2 años y representaba una acción única/no existe más: factura del ordenador, garantía de la tele que ya no tienes, …
• … digitalizar el resto.

A la hora de digitalizar tienes diferentes opciones. Hay empresas que hacen el trabajo por ti, lo que en un entorno profesional (o de mucho mucho papeleo) es la mejor solución. Pero si eres autónomo o lo quieres hacer para tu escritorio personal, entonces vale la pena conseguir un escáner y pasarse un fin de semana haciendo limpieza. O le ofreces al hijo del vecino hacerlo para ganarse un poco de remesa extra.

Escáners de mesa son barato, pero a lo mejor un amigo te puede prestar su escáner, para evitar que tengas que encontrar lugar para otro aparato electrónico. O si hay uno en tu trabajo, puedes hablar con la secretaria para poder utilizarlo unos días durante la hora del almuerzo (claro, tendrás que llevarte los papeles poquito a poquito). Como eso no gasta papel ni tinta, es muy probable que no hay problemas.

Una vez en formato .pdf lo puedes almacenar en tu ordenador, un disco duro externo o en la nube, por ejemplo con google docs. Y cuando necesitas la factura de telefonía del 2002, con una búsqueda lo encontrarás en seguida.