La ley de pareto para los archivos de referencia

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Ya tengo la mayor parte de mi papelada digitalizada y bajo control. Mi mesa de trabajo luce por su ausencia de objetos superfluas y tiene un montón de espacio para dejar fluir las energías creativas. Pero lo que no puedo controlar (o solo hasta cierto punto) es el influx de informaciones y material de referencia. Los e-mail newsletter que no me sirven, las revistas que no he pedido las puedo deletar, tirar, darme de baja. Pero que pasa con el material que probablemente sí que lo voy a necesitar de nuevo? No tengo el tiempo de leerlo todo, pero tampoco quiero arriesgar de perder algo importante.

Como en tantas otras circunstancias, la ley de Pareto es mi gran aliado en este caso. O sea, si me concentro en los 20% más importantes, entonces me quedó con 80% del conocimiento (y 80% de dos archivos es mejor que 100% de uno, no?). Sobre todo si se trata de publicaciones relativos a mi sector que llegan en papel, informaciones importantes que encuentro en mi bandeja de entrada, ya tengo una estrategia para no perder más tiempo que lo estrictamente necesario.

Tratamiento de informaciones en formato electrónico

Aquí incluyo tanto emails informativos, como las incesantes RSS feeds que aparecen en mi lector de feeds. Lo primero es decidir si realmente la información es relevante. Para este fin, generalmente el título es suficiente. Si no estoy segura, entonces leo el primer parágrafo y el último parágrafo. Con esto habré absorbido lo más importante. Si realmente ha captado mi atención podré volver a leer el resto del texto, pero generalmente me quedo con esta parte.

Importante: ya que sé que no soy la única que trata sus informaciones entrantes de esta forma, he pasado a incluir un resumen corto en todos mis emails y comunicaciones en el trabajo que tienen más que una página. Así me aseguro que también el CEO que no tiene tiempo para nada sepa lo que está pasando en los diferentes proyectos, sin saturarle con los detalles pequeños, pero también sin necesidad de que yo escriba dos emails distintos (con la concentración que conlleva decidir cual de estos emails ahora es más apropiado para cual persona).

Si veo que necesitaré la información de nuevo más tarde, entonces lo archivo en mi ordenador. Gracias a las funciones de búsqueda ya no es importante recordarse exactamente por donde lo dejé. Lo importante es recordar alguna palabra clave o la fecha aproximada y será fácilmente recpuerable.

Tratamiento de informaciones en formato papel

Dependiendo del sector en el cuál trabajas, no podrás deshacerte totalmente del papel. Revistas que entran, el diario por las mañanas, informes que se pasan en formato impreso. Y todo esto reclamando que lo leas YA. Si eres adepto al GTD (o cualquier otro sistema de organización personal), entonces probablemente tienes una entrada física para estos objetos, y después les moverás a la montañita de “lectura pendiente”. Y conforme crece ya no tienes ánimos de abrir ni la primera revista.

Igual que en el caso de los informaciones en forma electrónica vale la pena “escanear” las revistas en 5 min cuando te llegan por primera vez. Por ejemplo, yo leo rápido los títulos de las entradas sin detenerme en ninguno concretamente. Todo lo que me interesa lo marco con un post-it o, más ecológico, al doblar la esquina superior de la página (yo sé, esto funciona mejor si no tengo que pasar el papel a otra persona). La ventaja? Ahora ya no tengo la revista pendiente de revisión, sino solo las páginas que están marcadas de orejita. Entonces, cuando tengo 5 minutos, entonces veo un artículo, leo el resumen y desmarco la página. Si lo quiero guardar para referirme a ello más tarde, entonces saco la página y lo guardo aparte. Así todo lo que es publicidad y todos los artículos que no me interesan se van al cubo de reciclaje tarde o temprano.

Y claro, el depósito de artículos archivados también lo limpio de vez en cuando.

Lo más importante quizás es haberme dado cuenta que no soy la unica persona que tiene una avalancha de informaciones diarias. Todos tenemos este problema. Y tal como yo no voy a poder leer y hacer un resumen de todo lo que pasa por mi mesa, los demás tampoco lo pueden hacer. Y al leer con atención los 20% más importantes de cada artículo, quizás ya he absorbido mucho más que la gente con montones de papel a la espera de ser leidos.

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photo: credit