4 maneras de organizar tareas

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En la vida laboral es muy común tener una lista de las cosas que hacer durante el día. Las listas tienen la doble función de asegurarnos que no nos olvidemos de nada, y por otro lado también son una ayuda a la hora de decidir qué será la próxima cosa que hagamos. Al fin y al cabo, si tengo una lista hecha tan solo he de escoger. Sin lista tendré que hacer un nuevo inventario de cosas pendientes cada vez que termine con algo y no obstante me quedaré con la impresión de haber olvidado alguna cosa crucial en algún momento.

Pero cómo llegar a la certeza de tenerlo todo anotado en la lista, y no agobiarse ante la extensión de la misma? Una idea es tener varías listas, teniendo en cuenta los recursos necesarios para las diferentes tareas. Si solo utilizas el método de las listas en tu vida laboral (aunque también en la vida privada puedes beneficiarte de ellas), entonces las siguientes pautas pueden resultarte de ayuda para estructurar las tareas:

1. Una lista para cada lugar frecuentado por motivos de trabajo.
   Un ejemplo es una empresa que tiene dos oficinas. Habrá tareas que solo se pueden resolver estando en la segunda planta, aunque tu lugar de trabajo esté en la tercera planta. Por lo tanto, harás una lista donde anotarás todo lo que tienes que hacer en la segunda. Y antes de bajar, llevarás tu lista y así te ahorrarás el tiempo y la agonía de intentar recordar qué era lo que querías preguntar a tu colega Marisa que está en la segunda planta.
2. Una lista por cada persona de difícil acceso.
   Una persona de difícil acceso es cualquier persona que tiene importancia para realizar tu trabajo pero que no está disponible siempre, ya sea porque trabaja en otro edificio/desde casa, porque tiene muchas visitas de clientes etc. Por ejemplo, si tu jefe no está siempre en la oficina, vale la pena hacer una lista “jefe” donde anotas todo lo que querías preguntarle. Al final las preguntas generalmente surgen durante el trabajo diario, y no cuando tienes la persona en frente. Cuando coincidas con ella 5 minutos entre reunión y reunión , sabrás exactamente de qué querías hablar y puedes darle prioridad a lo más importante, dejando el resto para otro día. Pero eso sí, dejándolo de forma consciente y no porque te olvidaste de mencionarlo.
3. Una lista por recurso disponible.
   Si trabajas con ordenador, pero también tienes tareas que no dependen de ello, sería interesante distinguir las tareas según la necesidad de recursos. Hay tareas que requieren un ordenador con acceso a internet, otras requieren solo un teléfono, papel y boli para pedir información… No las pongas en una sola lista, sino deja la lista con las tareas de ordenador con/en el ordenador, y las tareas referentes al móvil con tu teléfono. Así verás las tareas cuando tienes el recurso necesario disponible.
4. Una lista por intensidad.
   Hay tareas que te llevan 2 minutos, como confirmar un vuelo, y otras que te llevarán un mínimo de 2 horas, como trazar un nuevo plan de proyecto. También hay tareas que requieren poca o mucha concentración. Si divides tus tareas por intensidad, te será más fácil decidirte basándote en el tiempo que tienes y la energía te queda todavía. Un análisis de datos quizás se hace mejor a la primera hora de la mañana, mientras que escoger las colores para la presentación se podrá hacer inmediatamente después del almuerzo.
   Consejo: para no tener demasiadas listas, yo distingo las tareas dentro de mis listas habituales con colores: rojo significa intensidad alta, azul es para cosas que no requieren mucha concentración.

Y cómo lo hago para no liarme con tantas listas?

Pues todo lo que habitualmente hago frente a un ordenador con acceso a internet, lo guardo en RememberTheMilk, un programa muy intuitivo que mantiene las tareas online, así que las puedo ver desde el casa y desde el trabajo. También existe una aplicación para el móvil si necesitas acceder a las tareas desde otro lugar.

Todas las tareas que necesitan una llamada las tengo en una lista dentro del teléfono. Al fin y al cabo, sin teléfono no podría hacer la llamada tampoco.

La lista de compras está en un clásico papel (eso sí, papel usado cortado en pedacitos que caben en mi calendario de bolso) para que lo lleve conmigo cuando estoy en la calle. Le echo un vistazo antes de salir de la oficina para ver si paso por un lugar donde pueda resolver algo, de lo contrario lo hago otro día. Y de esta forma casi nunca tengo que hacer un viaje extra para “ir al supermercado”, porque lo compro de regreso a a casa.

Y para los aficionados de GTD que están buscando algo inspirado en el método mismo puro, os puedo aconsejar DoitIM. Una solución muy elegante, hasta ahora disponible en Chino y Inglés. Pero vaya, es muy intuitiva, así que con un poco de práctica se dominará igual en español. Está disponible para Mac y Windows, y lo mejor de todo: es gratis!