Mejorar la eficiencia de las reuniones

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Cada empresa tiene reuniones. Del empresario autónomo, hasta las empresas multinacionales, nadie consigue trabajar sin reuniones más o menos frecuentes: planificaciones de proyectos, encuentros con proveedores, reuniones con clientes, actualizaciones semanales de equipos de trabajo, etc. Pocas veces se cuestiona la necesidad de estas reuniones y alternativas generalmente solo se buscan en dos casos concretos:

1. Los participantes viven demasiado lejos como para invitar a todo el mundo a la reunión presencial: en este caso se utiliza muchas veces el medio de la video-conferencia para realizar la reunión a pesar de la distancia. Solo si la diferencia de horarios impide absolutamente el encuentro virtual, entonces se buscan alternativas viables.
2. La disponibilidad de las salas de reunión no se ajusta al número de reuniones planificados: en este caso se utiliza o salas de reuniones informales (como la cafeteria, la cocina de la empresa, o incluso el pasillo) o, como ultimo recursos se intenta resolver las cuestiones por medios alternativas a la reunion.

Pero las reuniones realmente son tan imprescindibles que no hacerlas es la última opción? O tal vez existan consideraciones que puedan mejorar la eficacia de las reuniones así como el uso de los recursos que implica tanto para le empresa como para el trabajador individual?

Los costes de los reuniones

Las reuniones no son gratuitas. Cada reunión, aunque se realice dentro de la misma empresa solo con empleados del lugar de trabajo, tiene unos costes que raramente se cuantifican. Entre estos costes se incluyen:

• El lugar de la reunión: en el caso de pymes o empresas localizados dentro de un centro de negocios, es fácil saber este número, ya que las sala de reuniones posiblemente se alquilan según las necesidades de la empresa. Sin embargo, si la empresa tiene salas de reunión dentro de sus propios instalaciones, estos también tienen un coste de alquiler (por metro cuadrado) como un coste de oportunidad, ya que estos metros cuadrados no están disponibles para instalar más oficinas. Se añade los costes de luz y calefacción para el tiempo completo (mismo cuando no se esté utilizando las salas, siempre estarán preparados por si acaso).
• El tiempo: una reunión con 5 personas durante una hora en realidad no ha durado una hora, sino 5 horas. Calculando los salarios por hora de cada trabajador y sumando estos salarios por hora de cada uno, se obtendrá los costes reales de la disponibilidad del tiempo.
• Costes de oportunidad: Además de haber estado una hora en la reunión, los participantes no han podido trabajar en sus propios proyectos, con lo cuál se debería añadir los costes por no avanzar en partes importantes del trabajo diario. En caso que esto resulta en horas extras por parte de los trabajadores, es fácil calcularlo. Caso contrario habría que ver si se dan retrasos en los procesos diarios a causa de la participación en reuniones.

Por lo tanto se deberá tener mucho cuidado a la hora de decidir “pues, nos reunimos para discutirlo”. Reuniones por hacer reuniones raramente llevan a resultados satisfactorios y en los peores de los casos representan una pérdida de tiempo para los trabajadores y una pérdida de recursos para la empresa. Si en tu empresa hay quejas por falta de sala de reuniones aunque el ratio de sala de reuniones/número de trabajadores supera el 1/50 trabajadores, entonces deberás plantearte las siguientes opciones:

Pautas para aprovechar al máximo de las reuniones

Lo arriba mencionado no significa que las reuniones son de todos inútiles. De facto, pueden ser una herramienta excelente para avanzar proyectos y incrementar la motivación de las personas involucrados. Pero para que las reuniones tengan un efecto positivo y no resulten en una baja de la productividad por hora, es necesario difundir una nueva aproximación al tema. ¡Ojo! Estas estrategias no se pueden imponer de un día al otro. La empresa tendrá que invertir en una política clara de reuniones y comunicarla debidamente a todos los integrantes de la empresa.

• Razón de la reunión. No es suficiente darle un nombre a la reunión (reunión semanal departamento x). También hay que definir exactamente para que sirve y que se espera de los participantes. ¿Es una reunión puramente informativa? ¿Hay que discutir diferentes propuestas para llegar a una decisión? ¿Se necesita definir alguna estratégica? ¿Es necesario re-organizar responsabilidades para un proyecto? Cada participante deberá saber antes de la reunión que tipo de participación se presenta de el/la.
• Participantes necesarios. Mayor el número de participantes, más tiempo se extenderá la reunión, porque todo el mundo necesitará tiempo para expresarse. Por lo tanto es importante definir de antemano quién necesita estar presente, y quién se puede informar después por email. También es una buena idea de pedir información de las personas que pueden tener informaciones importantes pero que no estarán presentes.
• Agenda y horarios. La agenda siempre debe incluir la hora de comienzo, pero también la hora de terminar la reunión. Al restringir el tiempo se obligará a todos de ir directo al grano y así condensar las discusiones. Además la agenda debe incluir todos los tópicos de las cuales se hablará. El encargado de la reunión vigilará que la reunión no se desvíe a otros campos.
• Informaciones preliminares. Antes de la reunión se mandarán todas las informaciones necesarias a los participantes. Es absolutamente necesario que todos lean los documentos, sin importar el nivel jerárquico (he visto casos donde un/a director/a fue el/la unico/a que no había leído las instrucciones del software, con lo cuál la reunión se alargó para todos). Al igual, una persona estará encargado de hacer un resumen de la reunión.
• Resumen de la reunión. El resumen escrito de la reunión se mandará a todos los participantes y también a todos los interesados que no fueron invitados porque no era estrictamente necesario su presencia. El resumen deberá incluir los próximos pasos/responsables que fueron decididos en la reunión.
• Si la reunión se puede substituir por información escrita, no se celebrará la reunión. Para este último es importante implementar en la empresa una cultura de leer los emails hasta el final antes de preguntar por una reunión.

Al hacer las reuniones más concisas y más comprometedoras, se necesitará menos tiempo y menos recursos para gestionarlos. Y una empresa más eficiente también utilizará menos recursos naturales, ya sea energéticos o de recursos de oficina.