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Tres pautas esenciales para tu lista de tareas

  1. Elige un máximo de tres tareas diarias y concéntrate solo en ellas.
  2. Acuérdate de la ley del Pareto.
  3. Delega y automatiza el máximo que puedas.

Quizás debería terminar mi post aquí (sería bastante minimalista), pero por amor al arte voy a añadir un par de palabirtas más sobre estas dos pautas que me han ayudado a estructurar mi día profesional de una manera mucho menos estresante mientras mi productividad ha aumentado al mismo ritmo.

Tres tareas son suficientes

Seguramente tu lista embarca más de tres tareas. Sobre todo si eres practicante del GTD o autofocus, o cualquier de las otras tácticas para no olvidarse de la más mínima tarea tendrás una lista rebosante de tareas y tareas. Y es muy claro que no podrás acabar todo en un día. Y tampoco hace falta, ya que muchas de estas tareas o son para hoy mismo. Mientras si es importante no dejar todo para el último día, tampoco hace falta intentar resolver todo a la primera ya que esto podría impactar negativamente la calidad de tu trabajo. Por lo tanto es suficiente que por la mañana (o la noche anterior) eliges dos o tres tareas importantes que estructurarán tu día y que impiden que pierdas tiempo actualizando tu correo o ocupar tu tiempo con demasiadas actividades que no aportan ningún valor añadido a tu trabajo.

Por ejemplo: por la mañana voy a terminar los primeros dos partes del manual de entrenamiento para un nuevo software, porque estoy muy productiva y tengo la energía para revisar todo cuidadosamente. Después del café me dedicaré a preparar el informe semanal para el CEO, y la tarde dedicaré a comprobar la calidad de los anuncios de los anunciantes. Tres tareas bien definidas, adecuadas al nivel de energía, y con suficiente juego para poder incluir los correos a responder, las dudas a resolver y los telefonemas a recibir en los pequeños huecos por el medio.

La ley de Pareto

Es muy difícil que algo salga perfecto. Si que lo puedes conseguir de vez en cuando, pero a diario es más bien “perfect is the enemy of done” (lo perfecto es el enemigo de lo acabado), ya que siempre encontrarás otra cosa a mejorar, otra detalle a comprobar, otra frase a reformular. Y mientras compilar los datos y escribir un análisis me costará 2 horas, puedo pasar fácilmente otras 2 horas ajustando la fuente, re-escribiendo la introducción, re-diseñando algún gráfico. Pero no habrá más información, ni los datos cambian con estas actividades. Es importante darse cuenta cuando has terminado los 80% esenciales y cuando empiezas gastar demasiado tiempo en los 20% restantes hacia la perfección. Y con un poco de disciplina llegarás a entregar el resultado de la tarea con 90% de perfección subjetiva, lo que para el resto de las personas puede ser la perfección (hablando por toda la gente altamente autoexigente que tienden a ser los primeros a adaptar las listas).

Delegar y automatizar

Si tienes una equipe a tu cargo, será más fácil delegar tareas (si trabajas de autónomo, que tal un asistente virtual?). Pero también si trabajas solo es muy probable que haya partes de tus tareas que no son propiamente tuyos y que otra persona puede hacer mejor. O quizás puedes automatizar el procedimiento para que no quite tiempo a ti. Muchos puestos de trabajos incluyen tareas semanales como reportes semanales, respuestas a preguntas muy similares, optimizaciones basados en reglas muy claras. Estos tareas puedes dividir en dos tipos:

  • tareas repetitivas con contenido variable (el informe semanala)
  • tareas repetitivas basadas en reglas muy claras (optimización de procesos basados en valores numéricos).

Para el primer tipo de tarea la delegación y/o el uso de una plantilla es lo más apropiado. Si el informe semanal de cada lunes simplemente contiene las cosas que se han hecho en tu departamento durante la semana, entonces puedes pedir a una persona de tu equipo que se encargue de esto. Al mismo tiempo pides a todo el mundo de anotar sus logros en una plantilla común. Eso hará más fácil el trabajo para la persona encargada, visualizará quién hace qué y te ayudará a ti ver el nivel de estrés de tu propia gente. Otro ejemplo son las preguntas similares, ya sea de clientes, colegas, cooperadores. Si te das cuenta que mucha gente te pregunta las mismas cosas sobre tu trabajo, nada impide que dedicas una hora a elaborar un documento de preguntas más frecuentes. La próxima vez que te llega una pregunta puedes redireccionar la persona directamente a este documento, o simplemente copiar la respuesta para no tener que invertir nuevamente tiempo en responder algo que ya has respondido (a otra persona).

Para el segundo tipo de tarea es necesario un poco de conocimiento de software o de conocer alguien que lo tenga. Por ejemplo en mi trabajo muchos procesos que realizamos semanalmente se basan en “si x sobrepasa el valor de y, entones hay que subir/bajar a por el valor de b”. Como la regla es tan estática, no hay porque desperdiciar el conocimiento y las habilidades preciosas de los trabajadores si lo mismo puede hacerse con la ayuda de una regla (en nuestro caso de un software). Aunque envolvió algo de coordinación con el departamento de informática, esta regla ha liberado una hora adicional para cada uno en el equipo y por lo tanto ha ayudado que podamos empezar con otros proyectos que estaban en espera. Quizás en tu trabajo también hay algunas tareas automatizables.

El día solo tiene un número finito de horas, por lo tanto es importante que los utilicemos de la mejor manera y para actividades con más valor para nosotros y nuestro entorno.

Photo: credits

2 respuestas a Tres pautas esenciales para tu lista de tareas

  1. La pauta que mas me gusto y que trato de aplicar últimamente es: “perfect is the enemy of done” Es muy cierta. Entre mas trata uno de perfeccionar algo… mas se demora y ademas mas duda y cambia cosas que estaban bien en un principio.

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