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Cuando la eficiencia es percibida como amenaza

Parte de mi trabajo consiste en encontrar fallos en nuestros procesos y avisar a las personas adecuadas para que puedan tomar medidas lo antes posible. Mientras al principio de mi actividad lo hice más o menos esporádicamente, con el tiempo me cambié a la táctica de hacerlo en bloques. Cada 1-2 semanas trabajo 2 horas solamente en un proceso, analizando los resultados al detalle. Cada vez que algo no cuadra envio un e-mail a la persona encargada. Sí todo está bien es posible que la persona solo reciba 1 o dos email, o incluso ninguno. Pero también hay ocasiones que la persona recibe 10 o más emails, ya que por 2 horas concentradas no me dedico a otra cosa.

Y aunque es parte de mi trabajo, aunque las personas en cuestión saben intelectualmente de que se trata, y aunque les avise por la mañana, mismo así les sube el nível de estrés por el mero hecho de que el email que entra en su inbox es siempre lo más urgente. Y claro, si recibes 10 emails dentro de una hora ya no te podrás concentrar en nada. Cuál es la reacción más común: 1) escribir largos emails de justificación por qué en este caso especial el error no es tan grave. 2) Ignorar el email. Solo que en mi caso lo de ignorar no funciona muy bien, ya que todo lo no-resuelto se va directamente a la lista de espera se recordará una semana más tarde.

Resumiendo: el hecho de que yo me preocupe por ser más eficiente y aumentar mi productividad quizás le guste mucho a mi jefe, pero a los colegas no siempre les parece una muy buena idea, porque puede generar desconfianza. Especialmente en temporadas de cambio y/o crisis cuando muchas empresas se enfrentan a un ambiente de rivalidad entre colegas, si una persona cambia sus hábitos de trabajo, otra se puede sentir amenazada. Mientras en muchos casos propongo que no es necesario pedirle permiso a tu jefe (como para empezar a mirar el correo solo 2 veces al día), con tus colegas es mejor que les expliques los porqués y cómos de tu cambio de postura y dejas claro que no se trata de una amenaza hacia ellos o una crítica de su trabajo.

Una abundancia de información y comunicación acerca de los procesos de trabajo generalmente acaba mejorando estos procesos, mientras cambiando cosas sin que nadie se da cuenta puede resultar en agobios. Así que si vas a resolver algo en lote y acabarás mandando muchos emails a la misma persona en un intervalo corto de tiempo, entonces avisa antes de empezar: «He decidido hacer todo el chequeo del proceso en una mañana, en vez de interrumpirte cada día de nuevo. Te mandaré los correos referente a la verificación de nuestros procesos durante esta mañana. Después de esto ya no te interrumpiré el resto de la semana. No hace falta que lo respondas hoy mismo, porque es suficiente que me avises antes del [fecha en 7 dias] sobre las acciones tomadas.» Con esta acción has conseguido dos resultados a la vez:

  • Dejas claro que no te estás concentrando en una sola persona, sino que en vez de mandar 10 emails en 7 días los mismos avisos se han concentrado en unas pocas horas. Así tu colega también se puede organizar mejor (sabiendo que no llegará más cosas durante la semana).
  • Ya no es algo persona, sino que queda claro que es un cambio en tu procedimiento en vez de una estrategia personal de fastidiar a tu colega.
  • La fecha límite definida da libertad de organizarse como va mejor, mientras también indica que una respuesta es necesaria.

Y si la situación se repite con muchos colegas, entonces quizás RRHH quiera organizar un cursillo para enseñar a los empleados como no agobiarse por sus correos. Especialmente en entornos donde el accesso ininterrumpido a los emails es posible, los casos de ansiedad pueden aumentar. Algunos consejos, o incluso en manual con consejos de email pueden hacer una gran diferencia. Y quién sabe, una vez que tu colega sabe que existen estrategias de aumentar la propia eficiencia, quizás se interesa por buscar más información. Al final, si no sabes que existen soluciones, es más difícil buscarlas.


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